Warum überhaupt dokumentieren?
Dokumentation dient der fachlichen Qualität, der Kontinuität bei Vertretung, der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und — bei Erziehungsberatung — der gesetzlichen Statistik. Sie ist außerdem Grundlage für die Auskunft an betroffene Personen. Ziel ist eine Dokumentation, die sachlich, knapp und zweckgebunden ist.
Was gehört in die Falldokumentation?
- Anmeldung, Anliegen und Rechtsgrundlage der Beratung,
- beteiligte Personen und — soweit erforderlich — Kinder,
- Termine, Kontakte und der Verlauf,
- wesentliche Vereinbarungen, Beendigung und ggf. nachfolgende Hilfe.
Der Grundsatz der Datensparsamkeit gilt: erhoben und festgehalten wird, was die Beratung wirklich braucht — nicht mehr.
Für die Aufbewahrung gibt es keine einheitliche Universalfrist; sie richtet sich nach Art der Beratung und den Vorgaben des Trägers. Wichtig ist, Fristen festzulegen und danach kontrolliert zu löschen — mehr dazu im Artikel zu Aufbewahrungsfristen.
Sicher dokumentieren — technisch und organisatorisch
- Zugriff nur für Zuständige über Rollen und Berechtigungen,
- lückenlose Protokollierung von Einsicht und Änderung,
- Verschlüsselung im Transport und im Ruhezustand,
- Trennung von Administration und Falleinsicht (§ 203 StGB).
Wie BCases das unterstützt
BCases führt die Falldokumentation strukturiert und geschützt: Beteiligte, Termine, Kontakte und Statusverlauf an einer Stelle, sichtbar nur für Berechtigte, mit lückenlosem Änderungs- und Zugriffsprotokoll und Aufbewahrungsfristen mit kontrollierter Löschung — On-Premise im eigenen Haus.
Dokumentieren ohne Reibung
Eine kurze Vorführung zeigt, wie BCases Dokumentation, Schutz und Fristen zusammenbringt.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Es gibt keine einheitliche Frist; maßgeblich sind Art der Beratung und die Vorgaben des Trägers. Entscheidend ist, Fristen festzulegen und danach zu löschen.
Wer darf die Dokumentation einsehen?
Nur die für den Fall Zuständigen. Wer Konten verwaltet, braucht keine Einsicht in Klientendaten (§ 203 StGB).
Muss die Dokumentation revisionssicher sein?
Änderungen sollten nachvollziehbar protokolliert werden. BCases führt dazu ein lückenloses Änderungs- und Zugriffsprotokoll.
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Trägers und die geltenden Datenschutzbestimmungen.