Was heißt „digitale Fallverwaltung"?
Digitale Fallverwaltung bedeutet, dass alle Informationen zu einem Beratungsfall an einer Stelle zusammenlaufen: Anmeldung, beteiligte Personen und Kinder, Termine und Kontakte, der Fallstatus und die Dokumentation. Statt in getrennten Listen liegt der Fall vollständig und nachvollziehbar vor — durchsuchbar, aber nur für die Berechtigten sichtbar.
Warum sich der Wechsel lohnt
- Weniger Doppelerfassung: Ein Datenstand für Fall, Kalender, Auswertung und Statistik.
- Weniger Excel: Kennzahlen entstehen aus dem System, nicht aus zusammengesuchten Tabellen.
- Verlässliche Vertretung: Wer einspringt, sieht genau die Fälle, für die er befristet freigeschaltet ist.
- Statistik ohne Handarbeit: Die Bundesstatistik entsteht aus der laufenden Arbeit.
Klientendaten sind hochsensibel. Eine Fallverwaltung für Beratungsstellen muss von Anfang an Rollen, Zugriffsschutz und Protokollierung mitbringen — nicht als Zusatzmodul.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- Rechtssicherheit: DSG-EKD bzw. DSGVO und Schweigepflicht (§ 203 StGB) in der Architektur.
- Rollen & Sichtbarkeit: feingranulare Berechtigungen, Trennung von Verwaltung und Falleinsicht.
- Lückenlose Protokollierung: wer hat wann was gesehen oder geändert.
- Betrieb: läuft es auf Ihrer vorhandenen IT (Windows, SQL, Active Directory)? On-Premise oder Cloud?
- Statistik & Auswertung: Jahresbericht und Bundesstatistik auf Knopfdruck.
- Bedienbarkeit: Software, die Mitarbeitende gern nutzen, wird auch gepflegt.
Wie BCases das umsetzt
Die Beratungsstellen-Software BCases bündelt Fälle, Termine, Kalender, Auswertung und Bundesstatistik in einer modernen, browserbasierten Oberfläche — mit rollenbasierter Sichtbarkeit, lückenlosem Protokoll, Aufbewahrungsfristen und Betrieb im eigenen Haus. Aus der täglichen Dokumentation entstehen Bericht und Meldung, ohne zweite Erfassung.
Fallverwaltung, die mitdenkt
Sehen Sie in einer kurzen Vorführung, wie BCases den Weg vom Erstkontakt bis zur Meldung abbildet.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu einer Excel-Lösung?
Excel kennt keine Rollen, kein Zugriffsprotokoll und keine Statistiklogik. Eine Fachanwendung schützt die Daten, vermeidet Doppelerfassung und erzeugt Auswertungen und Meldungen automatisch.
Läuft die Fallverwaltung im Browser?
Bei BCases ja — es genügt ein aktueller Browser; auf den Arbeitsplätzen muss nichts installiert werden.
Bleiben unsere Daten im Haus?
BCases läuft On-Premise auf Ihrer eigenen Infrastruktur (Windows Server, Microsoft SQL). Es gibt keine Cloud-Pflicht.
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.