Warum Löschen zur Pflicht gehört
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Grundsatz der Speicherbegrenzung). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind sie zu löschen. Fehlende Löschroutinen sind einer der häufigsten Datenschutzmängel — Daten sammeln sich an, obwohl sie längst nicht mehr gebraucht werden.
Wie lange ist aufzubewahren?
Eine einheitliche Universalfrist gibt es nicht. Die Dauer richtet sich nach der Art der Beratung, den fachlichen Erfordernissen und den Vorgaben des Trägers; teils bestehen längere Fristen, wenn Ansprüche oder Nachweispflichten im Raum stehen. Deshalb gilt:
Legen Sie pro Fallart eine Aufbewahrungsfrist schriftlich fest. Erst mit definierten Fristen lässt sich Löschung überhaupt kontrolliert durchführen — sonst wird sie vergessen oder willkürlich.
Kontrolliert löschen — so geht es
- Fristen definieren. Pro Fallart eine Aufbewahrungsfrist hinterlegen.
- Ablauf erkennen. Das System markiert Fälle, deren Frist erreicht ist.
- Prüfen & freigeben. Löschung erfolgt kontrolliert, nicht automatisch und unbemerkt.
- Nachweisen. Die Löschung wird protokolliert — was wann entfernt wurde.
Wie BCases das umsetzt
BCases führt Aufbewahrungsfristen je Fallart und unterstützt eine kontrollierte Löschung: fällige Fälle werden erkannt, die Löschung wird bewusst durchgeführt und protokolliert. So bleibt die Datenhaltung so schlank, wie es der Datenschutz verlangt — nachvollziehbar und ohne Datenfriedhof.
Löschen, das nicht vergessen wird
Sehen Sie, wie BCases Fristen führt und Löschungen nachvollziehbar macht.
Häufige Fragen
Gibt es eine feste Aufbewahrungsfrist für Beratungsakten?
Nein, keine einheitliche. Sie hängt von Beratungsart und Trägervorgaben ab. Wichtig ist, sie festzulegen und einzuhalten.
Muss die Löschung dokumentiert werden?
Ja, sinnvollerweise. BCases protokolliert, was wann gelöscht wurde.
Löscht die Software automatisch?
BCases erkennt fällige Fälle und unterstützt die Löschung, führt sie aber kontrolliert und nachvollziehbar durch — nicht unbemerkt im Hintergrund.
Dieser Beitrag gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung; die konkreten Fristen legen Träger und Datenschutzbeauftragte fest.